HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYEHDOT
Voimassa 20.8.2025 alkaen
Nämä henkilötietojen käsittelyehdot (jäljempänä ”Ehdot”) määrittelevät HEATONBALTIC OÜ:n (rekisterikoodi 17324178, verkkosivusto Sevra.ee; jäljempänä ”me”) henkilötietojen käsittelyperiaatteet rekisterinpitäjänä suhteessa teihin (”rekisteröity”).
Kun toimimme henkilötietojen käsittelijänä, toimimme omien ja rekisterinpitäjien välillä solmittujen tietojenkäsittelysopimusten sekä sovellettavien lakien mukaisesti. Sen lisäksi, että rekisterinpitäjänä varmistamme henkilötietojen käsittelyn asiaankuuluvien lakien mukaisesti, pidämme luottamuksellisina (ottaen huomioon mahdolliset sovellettavat poikkeukset) ja turvallisina kaikki muut tiedot, jotka meille ilmoitetaan ja joihin sovelletaan salassapitovelvollisuutta.
Ennen verkkosivuston käyttöä ja sopimuksen solmimista kanssamme lukekaa Ehdot huolellisesti. Jos ette hyväksy Ehtoja, pyydämme teitä lopettamaan verkkosivuston käytön tai olemaan solmimatta sopimussuhdetta kanssamme.
Meillä on oikeus päivittää Ehtoja ajoittain ilmoittamalla siitä teille verkkosivustollamme ja/tai sähköpostitse.
1. HENKILÖTIETOJEN KOOSTUMUS
Ehdossa määriteltyjen tavoitteiden saavuttamiseksi käsittelemme osan tai kaikki seuraavista henkilötiedoista, ja tarkka käsiteltävien henkilötietojen koostumus vaihtelee tapauskohtaisesti, mutta noudatamme aina periaatetta, että käsittelemme henkilötietoja vain sen verran kuin tavoitteen saavuttamiseksi on tarpeen:
- etu- ja sukunimi;
- henkilötunnus;
- tavaroiden toimitus- ja laitteiden asennusosoite;
- sähköpostiosoite;
- puhelinnumero;
- ostohistoria;
- etäluettavat tiedot, jotka liittyvät asiakkaan laitteiden käyttöön laitteiden ja palveluiden toiminnan varmistamiseksi (esim. kulutuskustannukset, virhekoodit, käyttäjän valitsemat asetukset);
- suoramarkkinoinnin suostumusten ja kieltojen tiedot;
- muut henkilötiedot, jotka tulevat tietoomme palvelun tarjoamisen tavanomaisessa yhteydessä tai henkilöiden kanssa käydyssä viestinnässä.
Keräämme myös anonymisoitua tietoa, mukaan lukien tiedot verkkosivuston vierailujen kestosta, klikkausten määrästä ja käyttäjien käyttäytymisestä, mutta teemme sen ainoastaan analysoinnin ja verkkosivuston käyttäjäystävällisyyden parantamisen tarkoituksessa. Käytämme vain turvallisia palveluita, kuten Google Analyticsia. Laadimme myös liiketoiminnallisiin tarkoituksiin asiaankuuluvia tilastollisia yhteenvetoja, mutta tässä prosessissa henkilötietonne muutetaan anonymisoiduiksi tiedoiksi, joita säilytetään turvallisessa tietovarastossa.
2. TIETOJENKÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTA
Käsittelemme henkilötietoja, kun se on tarpeen verkkosivuston (ml. verkkokaupan) käytön mahdollistamiseksi tai sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi teitä kohtaan. Käsittelemme: (i) nimeänne, henkilötunnustanne, yhteystietojanne ja osoitettanne sopimusten ja tilausten valmisteluun ja hallintaan, palveluiden ja tavaroiden tarjoamiseen sekä tavaroiden asennukseen ja toimitukseen; (ii) maksutapojen tietoja palvelun ja tavaroiden maksamisen ja maksun palauttamisen mahdollistamiseksi; (iii) maksuhistoriaa ja velkoihin liittyviä tietoja asiakassuhteen ja laskutuksen hallintaan. Käsittelemme myös henkilötietojanne sopimussuhteisiin liittyvien ilmoitusten lähettämiseen, mukaan lukien vastaamiseen kommentteihinne, kysymyksiinne ja pyyntöihinne.
Kun soitatte meille tai lähetätte meille sähköposteja, käsittelemme henkilötietojanne (ml. säilytämme sähköposteja ja tallennamme puheluita asianmukaisen ilmoituksen yhteydessä) vastataksemme tiedusteluihinne ja parantaaksemme asiakaspalvelun laatua. Tällöin henkilötietojanne käsitellään oikeutetun etumme perusteella sujuvan asiakastuen varmistamiseksi.
Oikeutettujen etujemme perusteella käsittelemme maksukyvyn arviointiin liittyviä tietoja, kuten teitä koskevat luottoraportit (esim. taust.ee ja accountscoring.com) ja jakamanne pankkitiliotteet. Maksukykyyn liittyviä tietoja käsittelemme ainoastaan varmistaaksemme potentiaalisten asiakkaiden luotettavuuden ja maksukyvyn.
Oikeutetun etumme perusteella käsittelemme myös ostohistoriatietoja (oston päivämäärä, tuote, määrä, asiakastiedot) laatiaksemme katsauksia tavaroista ja palveluista sekä analysoidaksemme asiakkaiden mieltymyksiä.
Voimme myös käsitellä henkilötietojanne lainsäädännössä asetettujen velvoitteiden täyttämiseksi, esimerkiksi henkilötietojen suojan varmistamiseksi, henkilötietojen säilyttämiseksi minkä tahansa ajanjakson ajan, joka on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (esim. kirjanpitotarkoituksiin) ja muiden sovellettavasta lainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi.
Voimme käsitellä henkilötietojanne kaikissa välillämme syntyvissä riitatilanteissa suojataksemme oikeutettuja etujamme.
Suostumuksellanne käsittelemme henkilötietojanne lähettääksemme teille sähköpostitse uutiskirjeitä, blogipäivityksiä, mainoksia, markkinointi- ja muuta tietoa. Voitte milloin tahansa peruuttaa näistä sähköpostilistoista klikkaamalla sähköpostin alatunnisteessa olevaa vastaavaa painiketta.
Pyydämme aina etukäteen nimenomaista suostumustanne henkilötietojen käsittelyyn, jos käytämme niitä tarkoituksiin, joita ei ole mainittu Ehdoissa. Voitte peruuttaa tällaisen suostumuksen milloin tahansa.
3. TURVATOIMET
Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan oikeusperustan olemassa ollessa ja ainoastaan oikeutettuihin tarkoituksiin. Käytämme turvatoimia ja säilytämme henkilötietoja siten, että henkilötietojen turvallisuus ja luottamuksellisuus on varmistettu. Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan henkilöt, joille se on tarpeen työtehtävien suorittamiseen liittyen tai joille henkilötietojen luovuttaminen on Ehtojen tai lainsäädännön mukaista.
Toteutamme asianmukaisia fyysisiä, organisatorisia ja tietoteknisiä turvatoimia suojataksemme henkilötietoja tahattomalta tai laittomalta tuhoutumiselta, katoamiselta, muuttamiselta tai luvattomalta pääsyltä ja luovuttamiselta.
Henkilötietoja säilytetään palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan unionin jäsenvaltion tai Euroopan talousalueeseen liittyneiden maiden alueella. Tietoja voidaan siirtää maihin, joiden tietosuojan tason Euroopan komissio on arvioinut riittäväksi.
Emme vastaa henkilötietojenne sellaisesta väärinkäytöstä, joka johtuu laitteenne haittaohjelmasta.
4. VASTAANOTTAJAT
Meillä on oikeus luovuttaa ja siirtää henkilötietoja ilman ennakkosuostumustanne valtuutetuille käsittelijöille, jotka toimivat puolestamme ja asiaankuuluvien tietojenkäsittelysopimusten perusteella, mukaan lukien laitteiden asentajat, toimittajat ja myyjät, tuotteiden ja palveluiden kehittäjät, luottorekisterit, kirjanpitäjät, IT-ratkaisujen/kehityksen ja tiedon tallennus- ja analyysipalveluiden tarjoajat, kuljetus- ja osamaksupalveluiden tarjoajat. Siirrämme tietoja myös täyttääksemme lainsäädännöstä johtuvia velvoitteita. Oikeuksiemme suojaamiseksi meillä on oikeus luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, mukaan lukien maksuhäiriörekisterille ja vastaaville kolmansille osapuolille velkojen perimiseksi (perintäpalvelu), oikeudellisille neuvonantajille, tilintarkastajille jne.
Voimme tarjota markkinointipalveluiden (digitaalinen markkinointi, suoramarkkinointi, kampanjat, erikoistarjoukset) tarjoajille (esim. Facebook) pääsyn henkilötietoihin, jotka on kerätty ja tallennettu markkinointikampanjoidemme yhteydessä. Tällöin markkinointipalveluiden tarjoajista tulee meidän valtuuttamiamme henkilötietojen käsittelijöitä.
Tarkka luettelo valtuuttamistamme henkilötietojen käsittelijöistä ja käsittelytoimintojen sisällöstä on esitetty alla:
5. POISTAMINEN JA SÄILYTTÄMINEN
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen Ehdoissa kuvattujen tavoitteiden saavuttamiseksi, oikeuksiemme suojaamiseksi tai lainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi. Rajoitamme henkilötietojenne käsittelyä ja käsittelemme henkilötietoja ainoastaan tarvittaessa.
Henkilötietoja säilytetään enintään 5 vuotta asiakassuhteen päättymisestä, lukuun ottamatta asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen täyttämiseen (ml. velat) liittyviä henkilötietoja, joita säilytetään enintään 10 vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Edellä mainittujen ajanjaksojen päätyttyä vastaavat henkilötiedot poistetaan, paitsi jos henkilötietojen käsittely on olosuhteista johtuen tarpeen oikeutettujen etujemme suojaamiseksi, esim. välillämme syntyvien sopimuksellisten tai muiden riitojen yhteydessä (ml. jatkuvan riidan vuoksi). Meillä on myös oikeus edellä mainittujen ajanjaksojen jälkeen anonymisoida henkilötiedot, eli käsitellä henkilötietoja siten, että tietoja ei enää voida pitää henkilötietoina.
Kirjanpitovaatimusten täyttämiseksi säilytämme kirjanpidon alkuperäisiä tositteita 7 vuotta sen tilikauden päättymisestä, jolloin alkuperäinen tosite kirjattiin kirjanpitoon.
Asiakassuhteen päättymisestä huolimatta voimme asiakkaan ennakkosuostumuksella käsitellä käyttäjän henkilötietoja suoramarkkinointiin niin kauan kuin käyttäjä on peruuttanut suostumuksensa. Jos henkilö kieltää suoramarkkinoinnin (peruuttaa suostumuksensa) eikä käsittelylle ole muuta oikeusperustaa, niin kieltoa koskevat tiedot säilytetään tarvittavassa laajuudessa suoramarkkinointiviestien lähettämiskiellon noudattamisen varmistamiseksi.
Meillä on oikeus käsitellä anonymisoituja tietoja (ml. henkilötietoja, jotka on peruuttamattomasti muunnettu siten, että niitä ei voida yhdistää mihinkään tunnistettavaan luonnolliseen henkilöön) sekä välillämme olevan sopimuksen voimassaolon aikana että sen jälkeen itse ja sallia käsittelyn yhteistyökumppaneiden toimesta palveluidemme ja ratkaisujemme kehittämisen ja tilastollisen analyysin tarkoituksessa.
6. OIKEUTENNE
Voitte milloin tahansa pyytää meiltä tietoa henkilötietojenne käsittelystä. Sovellettavan lainsäädännön mukaan teillä on tai voi olla oikeus:
- pyytää henkilötietojenne poistamista;
- pyytää henkilötietojenne oikaisemista;
- pyytää henkilötietojenne käsittelyn rajoittamista, mutta tällöin ette välttämättä voi käyttää verkkosivustoamme tai palveluitamme täysimääräisesti;
- vastustaa henkilötietojenne käyttöä;
- oikeus saada henkilötietonne jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Jos käsittelemme henkilötietoja suostumuksen perusteella, voitte peruuttaa suostumuksen milloin tahansa, jolloin henkilötietojen käsittely lopetetaan. Tämä ei vaikuta aiemmin suoritettuihin käsittelytoimiin.
Vastaamme tiedusteluihin mahdollisimman nopeasti ottaen huomioon lainsäädännöstä johtuvat määräajat.
7. EVÄSTEET
Käytämme verkkosivustollamme evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan verkkosivustolla vieraillessa selaimen toimesta kävijän laitteeseen. Evästeet muistavat teidät ja mieltymyksenne, jotta voimme tarjota teille asiaankuuluvaa tietoa, suosituksia ja parantaa käyttäjäkokemusta.
Käytettävien evästeiden joukossa on pakollisia evästeitä, jotka ovat tarpeen verkkosivuston toiminnan varmistamiseksi. Lisäksi käytämme evästeitä verkkosivuston kävijämäärien analysointiin, mutta tällaisten evästeiden käyttöön pyydämme suostumuksenne. Voitte estää evästeiden käytön selaimesi asetuksista. Käyttämämme evästeet eivät mahdollista henkilön tunnistamista. Lisäksi voimme jakaa verkkosivuston käyttöön liittyviä tietoja sosiaalisen median ja mainoskumppaneidemme sekä analyytikoiden kanssa, jotka voivat yhdistää tietoja muihin heille saatavilla oleviin tietoihin.
8. TIEDUSTELUT JA VALITUKSET
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä tai valituksissa ottakaa ystävällisesti yhteyttä meihin sähköpostitse, kontakt[at]sevra.ee tai Tietosuojavaltuutetun toimistoon (info@aki.ee; +372 627 4135).